Tripletex

Klarbud kobles mot Tripletex slik at sluttrapporter og akonto-fakturaer kan sendes direkte inn i regnskapssystemet som ordreutkast. Du slipper å taste de samme tallene to ganger — sluttrapporten i Klarbud blir en ferdig oppsatt ordre i Tripletex som regnskapsføreren bare ferdigstiller og fakturerer.

Integrasjonen gjør tre ting automatisk: oppretter kunden i Tripletex hvis den ikke finnes fra før (matcher på navn), oppretter et produkt kalt «Klarbud-arbeid» første gang det trengs, og setter opp en salgsordre med riktig MVA og referanse til Klarbud-rapporten.

Før du kan opprette en API-brukernøkkel må Tripletex-abonnementet ditt ha tilleggstjenesten Integrasjoner aktivert. Du trenger admin-rolle for å gjøre dette. Hopp over dette steget hvis tjenesten allerede er aktiv.

Steg 1 — Åpne Mitt abonnement. Logg inn i Tripletex og gå til Selskap → Mitt abonnement i hovedmenyen.

Steg 2 — Bestill Integrasjoner. Under seksjonen Moduler og tilleggstjenester, finn Integrasjoner og bestill tjenesten.

Steg 3 — Aktiver. Les gjennom vilkårene og klikk Aktiver.

Når Integrasjoner-tilleggstjenesten er aktiv, kan du opprette en brukernøkkel som Klarbud bruker for å snakke med Tripletex på dine vegne.

Steg 1 — Åpne Ansatte → Kontakter. Gå til Selskap → Ansatte → Kontakter i hovedmenyen, og velg brukeren du ønsker å knytte nøkkelen til (typisk deg selv).

Steg 2 — Åpne fanen API-tilgang. Klikk på fanen API-tilgang på brukerprofilen.

Steg 3 — Klikk Ny nøkkel. Klarbud er foreløpig ikke publisert i Tripletex sin offentlige katalog, så du må skrive applikasjonsnavnet manuelt: skriv Klarbud. Under rettigheter, velg Gi brukernøkkel denne brukerens tilganger.

Steg 4 — Opprett nøkkel. Gi nøkkelen et navn (f.eks. «Klarbud») og klikk Opprett nøkkel.

Gå til Klarbud → Innstillinger → Integrasjoner, finn Tripletex-kortet og klikk Koble til. Lim inn API-nøkkelen fra forrige steg og klikk Koble til.

Klarbud verifiserer nøkkelen mot Tripletex umiddelbart. Hvis alt stemmer ser du «Tilkoblet» og firmanavnet ditt på Tripletex-kortet, og du er klar til å bruke integrasjonen.

Når en sluttrapport er klar, klikker du «Send til Tripletex» fra rapport-siden. Klarbud oppretter en salgsordre i Tripletex og lagrer ordrenummeret tilbake på rapporten, slik at du alltid kan spore hvilken sluttrapport som ble til hvilken ordre.

Akonto-fakturautkast kan sendes direkte fra et akseptert tilbud — typisk for prosjekter der du skal fakturere delvis underveis. Akonto-knappen er på tilbudsdetalj-siden, og flyten er identisk: ett klikk, så ligger utkastet i Tripletex.

Kobler du Tripletex til Klarbud, kan du hente inn kunderegisteret ditt automatisk. Du slipper å taste inn samme info to ganger.

Synkroniser nå: i Innstillinger → Integrasjoner → Tripletex finner du en knapp som henter alle kundene dine fra Tripletex og legger dem til i Klarbud. Tar typisk under 5 sekunder, og du ser hvor mange kunder som ble lagt til eller oppdatert.

Automatisk hver natt: huk av «Auto hver natt» for at Klarbud henter oppdateringer automatisk hver natt klokken 04:00. Da dukker endringer du har gjort i Tripletex opp i Klarbud neste morgen.

Slipper duplikater: Klarbud kjenner igjen samme kunde på tvers av systemene — selv om du har lagt inn samme kunde både i Klarbud og Tripletex blir det ikke to rader. Vi matcher på organisasjonsnummer først, så på navn og adresse.

Har du redigert en kunde manuelt i Klarbud etter siste synkronisering, beholdes dine endringer. Den automatiske synken overskriver aldri det du har skrevet selv.

Andre veien er like enkel. Redigerer du en kunde i Klarbud kan du sende endringen videre til Tripletex med ett klikk fra kunde-siden. To muligheter:

• Send oppdatering: vises når kunden allerede finnes i Tripletex. Klarbud sender den nyeste kunde-informasjonen — navn, adresse, e-post, telefon og organisasjonsnummer — slik at det stemmer overens begge steder.
• Opprett kunde: vises når kunden ikke finnes i Tripletex ennå. Klarbud oppretter kunden i Tripletex og kobler de to sammen så du slipper duplikater senere.

Dette skjer aldri automatisk — du må trykke selv. Slik vet du alltid når noe blir sendt over til regnskaps-systemet.

Når du sender en sluttrapport eller akonto-faktura, går disse dataene fra Klarbud til Tripletex:

Kunde-informasjon: navn, adresse, postnummer, poststed, e-postadresse og telefonnummer. Klarbud sjekker først om kunden allerede finnes i Tripletex (eksakt navn-match) og oppretter bare en ny hvis ingen treff finnes.

Salgsordre-linje: en linje med produktet «Klarbud-arbeid», beskrivelse hentet fra sluttrapporten, beløp, MVA-rate og referanse til Klarbud-rapporten (S-nummer eller tilbudsnummer).

Ingen overføring av: bilder, vedlegg, interne notater, kontrakter, HMS-dokumenter eller andre data utenom det som trengs for å lage et ordreutkast.

Brukernøkkelen din lagres kryptert hos Klarbud, slik at hverken ansatte eller andre kan se den. Den brukes kun for å snakke med Tripletex på dine vegne, og du kan trekke den tilbake når som helst (se neste seksjon).

All trafikk mellom Klarbud og Tripletex går over kryptert forbindelse direkte til tripletex.no. Klarbud sender aldri kunde-info via andre tjenester eller tredjeparter når vi snakker med Tripletex.

Vi følger Tripletex sine partner-vilkår, samt vår egen personvernerklæring og tjenestevilkår. Som registrert behandler er Klarbud underlagt GDPR — du kan når som helst be om innsyn, retting eller sletting via [email protected].

Du kan koble fra integrasjonen når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner → «Koble fra» under Tripletex-kortet. Vi fjerner umiddelbart brukernøkkelen din fra Klarbud.

Du kan også slette nøkkelen direkte i Tripletex (Selskap → Ansatte → Kontakter → din bruker → API-tilgang). Da kan ingen, heller ikke Klarbud, bruke den lenger.

Salgsordrer og fakturautkast som allerede er sendt til Tripletex før frakoblingen ligger igjen i regnskapssystemet — vi rører ikke historiske data.