Kunde-synkronisering

Hvis du fører regnskap i Tripletex, PowerOffice Go eller Fiken har du allerede et kunderegister der. Klarbud kobler seg på det registeret slik at de samme kundene finnes begge steder — og holdes i sync når noe endres.

Du bestemmer hvor mye automatikk du vil ha: alt fra «én knapp som henter alt» til «hver endring jeg gjør i Klarbud propagerer umiddelbart til regnskaps-systemet». Funksjonen fungerer identisk på alle tre integrasjoner.

Når du har koblet et regnskaps-system får du en Synkroniser nå-knapp i Innstillinger → Integrasjoner. Den henter alle kundene dine fra regnskaps-systemet og legger dem til i Klarbud på sekunder. Du ser hvor mange kunder som ble lagt til eller oppdatert i samme sekund.

Førstegangsbruk: klikk «Synkroniser nå» én gang for å fylle opp kunderegisteret ditt i Klarbud. Etterpå holder vi det i sync automatisk hvis du vil.

Huk av «Auto hver natt»-toggle på integrasjon-kortet, så henter Klarbud oppdateringer fra regnskaps-systemet hver natt klokken 04:00 norsk tid. Endringer du gjør i regnskaps-systemet (ny kunde, oppdatert adresse, ny telefon osv.) dukker opp i Klarbud neste morgen.

Du kan ha auto-sync på for ett, to eller alle tre regnskaps-system samtidig — Klarbud kjenner igjen samme kunde på tvers og merger dem (mer om det i neste seksjon).

Klarbud kjenner igjen samme kunde på tvers av systemene. Hvis du har lagt inn samme kunde både i Klarbud og i regnskaps-systemet blir det IKKE to rader — vi matcher dem og slår dem sammen til én. Matchingen skjer i denne rekkefølgen:

• Organisasjonsnummer: hvis begge har orgnr og det matcher, regner vi det som samme kunde. Sterkeste signal — bedrifter har unike orgnr.
• Navn og adresse: fallback for privatpersoner og kunder uten orgnr. Vi matcher på navnet ditt skrev pluss adresse (uten å bry oss om store/små bokstaver eller mellomrom).
• Bare hvis ingen av disse matcher, oppretter vi en ny rad.

Andre veien: redigerer du en kunde i Klarbud kan du sende endringen tilbake til regnskaps-systemet med ett klikk. På kunde-detalj-siden i Klarbud får du knapper per koblet regnskaps-system:

• Send oppdatering: vises når kunden allerede finnes i regnskaps-systemet. Sender den nyeste informasjonen — navn, adresse, e-post, telefon, organisasjonsnummer — slik at det stemmer overens begge steder.
• Opprett kunde: vises når kunden ikke finnes i regnskaps-systemet ennå. Klarbud oppretter kunden der og kobler de to sammen så du slipper duplikater senere.

Hvis du heller vil at endringer du gjør i Klarbud sendes videre uten at du må huske å klikke, kan du slå på Send kunde-endringer automatisk øverst i Integrasjoner-innstillingene. Da propagerer hver kunde-redigering i Klarbud umiddelbart til alle koblede regnskaps-system kunden allerede finnes i.

Du ser inline-bekreftelse i kunde-dialogen — eksempel: «✓ Tripletex · ✓ Fiken» når det er sendt. Hvis ett system feiler (eks. midlertidig nedetid) ser du hvilket, og kan prøve manuelt fra kunde-siden senere.

Hvis du har redigert en kunde manuelt i Klarbud siden siste synkronisering, beholdes dine endringer. Vi overskriver aldri dine Klarbud-endringer ved auto-sync. Du har full kontroll over hva som vises i Klarbud, selv om regnskaps-systemet inneholder utdaterte verdier.

Vil du bevisst at regnskaps-systemets versjon skal vinne? Rediger kunden i regnskaps-systemet og kjør «Synkroniser nå» manuelt — den runden henter inn det du har endret der.

Funksjonen fungerer identisk på alle tre integrasjoner, men hver har sin egen dokumentasjons-side med oppsett-veiledning, personvern og frakobling:

• Tripletex — for solo-håndverkere og småfirma som fører selv eller via regnskapsfører
• PowerOffice Go — for håndverkere med ekstern regnskapsfører
• Fiken — for deg som fører regnskapet selv