Fiken

Klarbud kobles mot Fiken slik at sluttrapporter og akonto-fakturaer kan sendes direkte inn i regnskapssystemet som fakturautkast. Du slipper å taste de samme tallene to ganger — sluttrapporten i Klarbud blir et ferdig oppsatt utkast i Fiken som du eller regnskapsføreren ferdigstiller.

Integrasjonen gjør tre ting automatisk: oppretter kontakten i Fiken hvis den ikke finnes fra før (matcher på navn), oppretter et produkt kalt «Klarbud-arbeid» første gang det trengs, og setter opp et fakturautkast med riktig MVA og referanse til Klarbud-rapporten.

Fiken krever at integrasjons-apper er individuelt delt med hver regnskapsbruker før de kan godkjennes. Dette er en sikkerhetsmodell Fiken har valgt for partner-apper, og det betyr at du må be Klarbud om tilgang før du kan koble til.

Slik gjør du det: send oss en e-post på [email protected] med e-postadressen du logger inn i Fiken med (typisk samme adresse som regnskapsføreren din bruker). Vi legger den til på Klarbud-appen i Fikens partner-dashboard, og gir deg beskjed når du er klar til å koble til.

Oppsettet tar normalt mindre enn en arbeidsdag. Hvis du har flere brukere i Fiken som trenger å sende fakturautkast (f.eks. både deg og en assistent), kan du oppgi flere e-postadresser i samme henvendelse.

Når vi har gitt deg beskjed om at e-posten din er lagt inn, går du til Klarbud → Innstillinger → Integrasjoner og klikker Koble til under Fiken-kortet.

Du blir sendt til Fiken, der du logger inn (hvis du ikke allerede er innlogget) og velger hvilken Fiken-konto Klarbud skal kobles mot. Godkjenn tilgangen og du sendes automatisk tilbake til Klarbud — Fiken-kortet viser nå «Tilkoblet» og firmanavnet ditt.

Hvis Fiken sier at appen ikke er tilgjengelig for din bruker, betyr det at e-posten din ikke er lagt inn enda — send oss en ny henvendelse på [email protected] så fikser vi det.

Når en sluttrapport er klar, klikker du «Send til Fiken» fra rapport-siden. Klarbud oppretter et fakturautkast i Fiken og lagrer faktura-id-en tilbake på rapporten, slik at du alltid kan spore hvilken sluttrapport som ble til hvilket utkast.

Akonto-fakturautkast kan sendes direkte fra et akseptert tilbud — typisk for prosjekter der du skal fakturere delvis underveis. Akonto-knappen er på tilbudsdetalj-siden, og flyten er identisk: ett klikk, så ligger utkastet i Fiken.

Kobler du Fiken til Klarbud, kan du hente inn kundene dine automatisk. Du slipper å taste inn samme info to ganger.

Synkroniser nå: i Innstillinger → Integrasjoner → Fiken finner du en knapp som henter alle kontaktene som er markert som kunde i Fiken og legger dem til i Klarbud. Tar typisk under 5 sekunder, og du ser hvor mange kunder som ble lagt til eller oppdatert.

Automatisk hver natt: huk av «Auto hver natt» for at Klarbud henter oppdateringer automatisk hver natt klokken 04:00. Da dukker endringer du har gjort i Fiken opp i Klarbud neste morgen.

Slipper duplikater: Klarbud kjenner igjen samme kunde på tvers av systemene — selv om du har lagt inn samme kunde både i Klarbud og Fiken blir det ikke to rader. Vi matcher på organisasjonsnummer først, så på navn og adresse.

Har du redigert en kunde manuelt i Klarbud etter siste synkronisering, beholdes dine endringer. Den automatiske synken overskriver aldri det du har skrevet selv.

Andre veien er like enkel. Redigerer du en kunde i Klarbud kan du sende endringen videre til Fiken med ett klikk fra kunde-siden. To muligheter:

• Send oppdatering: vises når kunden allerede finnes i Fiken. Klarbud sender den nyeste kunde-informasjonen — navn, adresse, e-post, telefon og organisasjonsnummer — slik at det stemmer overens begge steder.
• Opprett kunde: vises når kunden ikke finnes i Fiken ennå. Klarbud oppretter kontakten i Fiken (markert som kunde) og kobler de to sammen så du slipper duplikater senere.

Dette skjer aldri automatisk — du må trykke selv. Slik vet du alltid når noe blir sendt over til regnskaps-systemet.

Når du sender en sluttrapport eller akonto-faktura, går disse dataene fra Klarbud til Fiken:

Kontakt-informasjon: navn, adresse, postnummer, poststed, e-postadresse og telefonnummer. Klarbud sjekker først om kontakten allerede finnes i Fiken (eksakt navn-match) og oppretter bare en ny hvis ingen treff finnes.

Fakturalinje: en linje med produktet «Klarbud-arbeid», beskrivelse hentet fra sluttrapporten, beløp, MVA-rate og referanse til Klarbud-rapporten (S-nummer eller tilbudsnummer).

Ingen overføring av: bilder, vedlegg, interne notater, kontrakter, HMS-dokumenter eller andre data utenom det som trengs for å lage et fakturautkast.

Tilgangs-nøklene Fiken gir Klarbud lagres kryptert, slik at hverken ansatte eller andre kan se dem. De brukes kun for å snakke med Fiken på dine vegne, og fornyes automatisk i bakgrunnen så du slipper å logge inn på nytt.

All trafikk mellom Klarbud og Fiken går over kryptert forbindelse direkte til fiken.no. Klarbud sender aldri kunde-info via andre tjenester eller tredjeparter når vi snakker med Fiken.

Vi følger Fiken sine partner-vilkår, samt vår egen personvernerklæring og tjenestevilkår. Som registrert behandler er Klarbud underlagt GDPR — du kan når som helst be om innsyn, retting eller sletting via [email protected].

Du kan koble fra integrasjonen når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner → «Koble fra» under Fiken-kortet. Vi fjerner umiddelbart tilgangs-nøklene fra Klarbud.

Du kan også trekke tilgangen tilbake direkte i Fiken: logg inn i Fiken → Innstillinger → Apper → finn Klarbud → fjern tilgangen. Da kan ingen, heller ikke Klarbud, bruke tilgangen videre.

Fakturautkast som allerede er sendt til Fiken før frakoblingen ligger igjen i regnskapssystemet — vi rører ikke historiske data.