Prosjekter og timeføring
Et prosjekt samler alt som skjer mellom et akseptert tilbud og ferdig jobb — timer, materialer, utlegg og dokumentene som hører til. Timene kan sendes videre til Tripletex, så du slipper å føre dem to ganger.
Hva prosjekter er for
Klarbud dekker fasen før jobben (tilbud, kontrakt, aksept) og etter jobben (sluttrapport, FDV, faktura). Prosjekter er det som ligger imellom — selve arbeidsperioden. Her fører du timer og utlegg fra byggeplassen, og du har alle dokumentene for jobben samlet på ett sted.
Du finner modulen under Prosjekter i menyen. Hvert prosjekt får et eget nummer per firma (P-001, P-002, …).
Opprett et prosjekt
Det er to måter å opprette et prosjekt på:
- Fra et akseptert tilbud: åpne tilbudet og trykk «Opprett prosjekt». Kunde og tilbud kobles automatisk, og tittelen fylles inn fra tilbudet. Knappen endrer seg til «Gå til prosjekt P-XXX» etterpå — ett prosjekt per tilbud.
- Frittstående: via Prosjekter → «Nytt prosjekt». Passer for regningsarbeid og småjobber uten et eget tilbud. Du gir prosjektet en tittel og kan velge en kunde fra kunderegisteret.
Timeføring
Inne på prosjektet fører du timer i Timer-seksjonen. Trykk «Før timer», så fyller du inn tre ting: dato (står på i dag), antall timer og en kort beskrivelse av hva som ble gjort.
Timefeltet skriver du rett inn i — tast for eksempel «7,5». Du kan også bruke pluss- og minus-knappene for å justere i kvarters-steg. Summen av alle timer vises øverst på prosjektet, så du alltid ser hvor mange timer som er ført totalt.
Materialer og utlegg
Under Timer ligger Materialer og utlegg. Trykk «Før utlegg», velg type — Materiale, Utlegg eller Kjøring — og fyll inn beløp og en beskrivelse (f.eks. «Membran og fliselim, Byggmakker»).
Summen av alle utlegg vises i oppsummeringen på prosjektet, ved siden av totale timer. Slik har du oversikt over både arbeidstid og kostnader underveis i jobben.
Send timer til Tripletex
Har du Tripletex koblet til, dukker det opp en knapp nederst i Timer-seksjonen: «Send timeføringer til Tripletex». Den gjør alt i ett trekk:
- Oppretter kunden i Tripletex hvis den ikke finnes der fra før (eller gjenbruker den hvis du allerede har sendt kunden dit).
- Oppretter et prosjekt i Tripletex koblet til kunden, første gang du sender.
- Legger hver timeføring inn i timelista di i Tripletex, på fakturerbart arbeid.
Hver time som er sendt merkes «Sendt» i Klarbud, og sendes aldri to ganger. Fører du nye timer senere, sender knappen bare de nye. Slik slipper du å føre de samme timene både i Klarbud og Tripletex.
Koble dokumenter til prosjektet
Nederst på prosjektsiden ligger Koblede dokumenter — tilbud, kontrakt, sluttrapport, FDV og sjekklister som hører til jobben. Dokumenter som er laget fra tilbudet dukker opp automatisk.
Annet — for eksempel en FDV eller sjekkliste du lagde separat — kobler du på med «Koble dokument»-knappen. Den lister alle dokumenter i firmaet som ikke er koblet til et prosjekt fra før, med samme kunde sortert øverst. Du kan koble fra igjen når som helst.
Fullfør, arkiver og slett
Et prosjekt har tre tilstander: Aktivt, Fullført og Arkivert. Når jobben er ferdig trykker du «Fullfør prosjekt» — da får du valg om å samtidig markere det koblede tilbudet som ferdig.
- På et fullført eller arkivert prosjekt vises loggen fortsatt, men du kan ikke føre nye timer eller utlegg. Gjenåpne det for å fortsette.
- Prosjekter kan slettes fritt. Selve dokumentene (tilbud, rapporter, FDV) beholdes — det er bare prosjektet og loggen som fjernes.