Hva er internkontrollforskriften?
Internkontrollforskriften er den vanlige forkortelsen for Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (FOR-1996-12-06-1127). Den pålegger virksomheter å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet — kalt internkontroll — slik at krav i HMS-lovgivningen faktisk blir fulgt i praksis, ikke bare på papiret.
Internkontroll betyr kort sagt at virksomheten selv sørger for å kartlegge risiko, sette mål, iverksette tiltak og følge opp at det virker — kontinuerlig. Det er ikke en engangsjobb, men en fast del av driften.
Hvem gjelder den for?
Forskriften gjelder for all virksomhet som omfattes av arbeidsmiljøloven og en rekke andre HMS-lover (brann- og eksplosjonsvern, el-tilsyn, forurensning, produktkontroll m.fl.). I praksis betyr det at ethvert håndverksforetak med ansatte skal ha et internkontrollsystem.
Enkeltpersonforetak uten ansatte har mer begrensede plikter, men omfattes fortsatt av deler av regelverket — for eksempel krav knyttet til produkter, brannfarlige stoffer og sikkert arbeid på egne oppdrag. Så snart du har én ansatt, gjelder de fulle kravene.
§ 5 — de åtte kravene
Kjernen i forskriften er § 5. Den lister åtte krav til det systematiske HMS-arbeidet:
- Sørge for at aktuelle lover og forskrifter er tilgjengelige
- Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS-arbeidet
- Sørge for at arbeidstakerne medvirker
- Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet
- Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet
- Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage en handlingsplan for å redusere risikoen
- Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser (avvikshåndtering)
- Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer
De fem siste punktene — fra mål for HMS til systematisk gjennomgang — skal dokumenteres skriftlig. Omfanget av dokumentasjonen skal tilpasses virksomhetens størrelse, art og risikoforhold: et lite håndverksforetak trenger ikke den samme permen som en stor industribedrift.
Slik kommer du i gang
Et fungerende internkontrollsystem for et håndverksforetak trenger ikke være komplisert. En praktisk minimumsstruktur er:
- En kort HMS-håndbok med mål, ansvar og rutiner
- En risikovurdering av de faktiske farene i arbeidet ditt (fall, støv, tunge løft, elektro, kjemikalier) med en handlingsplan
- Rutine for avvik — hvordan uønskede hendelser meldes, rettes og forebygges
- Faste vernerunder og en enkel logg som viser at systemet brukes og gjennomgås
Hva ser Arbeidstilsynet etter?
Ved tilsyn spør Arbeidstilsynet ikke bare om dokumentene finnes, men om systemet faktisk brukes. Vanlige mangler er en HMS-håndbok som ligger urørt i en perm, manglende risikovurdering av reelle farer, og fravær av avvikshåndtering. Poenget er levende rutiner — at farer kartlegges, avvik meldes og lukkes, og at ledelsen går gjennom arbeidet jevnlig.
Slik hjelper Klarbud med internkontroll
Klarbuds HMS-håndbok-modul er bygd rundt kravene i internkontrollforskriften § 5, slik at du får et system som både dekker kravene og faktisk lar seg bruke i hverdagen:
- Ferdig HMS-håndbok med mål, organisasjon, ansvar og rutiner iht. § 5
- Avviksregister for å avdekke, rette og forebygge overtredelser — med sporing og lukking
- Vernerunde-historikk som dokumenterer den systematiske gjennomgangen
- 20+ sjekkliste-maler (vernerunde, brannvern, daglig SJA, PVU-kontroll, stillas m.m.) basert på BVN, TEK17 og internkontrollforskriften
- Alt kan skrives ut som PDF når Arbeidstilsynet etterspør dokumentasjon